[실무를 위한] 엑셀 보고서, 깔끔하게 인쇄하는 4가지 팁!

사무실에 끊임없이 울리는 공허한 소리, 스윽 착, 스윽 착, 스윽 착,

그 앞에 초점 잃은 눈동자로 서있는 한 사람... 바로 신입사원 땡땡씨.

'망.했.다...' 

1시간 전, 분명히 대리님이 내가 작성한 보고서를 보고 잘했다고 하셨고, 또 내일 아침 미팅을 위해서 5부씩 복사를 요청하셨지...

뿌듯한 마음에 인쇄를 눌렀고... 많아야 보고서는 3장인데, 3장씩 5부면 15장이 나와야 되는데...

오분전에 눌러놓고 나간 프린터기는 왜... 멈추지 않는거지...???

이건 꿈일거야!!!

엑셀 파일로 보고서를 작성했는데, 인쇄전 [인쇄 레이아웃]을 확인하지 않아서 한 장에 한 줄씩... 들어간 경험 있으신가요? 

사실 제가 신입일 때에도 같은 일이 있었습니다. 분명 제대로 뽑았다고 생각했는데, 한 장에 엑셀 열(세로줄) 하나씩 인쇄가 되어 있는데, 이걸 다 잘라서 이어 붙일 수도 없고... 이면지 통에 눈물을 머금고 종이를 한 묶음 던져넣은 적이 있었죠. 또르르...

그런데 나중에 제 부사수가 인쇄기 앞에서 사색이 되어 있기에 가보았더니, 저랑 똑같은 상황이 또 있는 겁니다. 데자뷰인가요? 

종이를 아낄 것인가, 내 명줄을 아낄 것인가...

이렇게 파본이 나올 경우, 혼나는 것도 혼나는 거지만, 자연에게도 미안한 일이죠. (나무야, 미안해...)

한 번은 누구나 실수할 수 있지만, 같은 실수를 안하는 것이 중요한데, 어떻게 예방할 수 있을지 몇 가지 방법을 소개하겠습니다. 

1. 인쇄전 반드시 인쇄 미리보기로 확인하는 습관을 들인다. 

문서를 새로 만들었다면, 왼쪽 상단의 [파일] > [인쇄] 에 들어가서 미리보기를 확인합니다. 

초기 설정에서는 대부분 짤리거나 안 예쁘게 들어가는 경우가 많을 거예요. 

왼쪽 상단의 [파일]을 눌러서,

[인쇄] 클릭

미리보기가 나오는데, 이 문서는 옆으로 긴 형태라서 1) 너비가 짤리고, 2) 과한 페이지수가 나옵니다. 

1) 보고서 영역이 가로로 길게 생겼을 경우 

-> 페이지 레이아웃에서 용지 방향을 바꾼다. 

방향을 가로방향으로 바꾸고, 

한 페이지에 모든 열(너비 방향)을 맞춰보겠습니다. 

깔끔하게 모든 열이 들어가고, 페이지수도 1/2로 줄어들었습니다. 

2) 행 데이터가(세로 길이 방향이 짤릴 때) 애매하게 한 두 줄 뒷장으로 넘어갈 경우 

-> 한 페이지에 모든 행 맞추기/여백조정/한 페이지에 시트 맞추기

3) 열 데이터가(가로 너비 방향이 짤릴 때) 다른 장에 인쇄되어 나올 경우

 

-> 한 페이지에 모든 열 맞추기/여백조정/한 페이지에 시트 맞추기

이번에는 세로문서인데요. 역시 우측 내용이 짤려서 페이지수가 많이 나옵니다. 

용지 방향은 기본세팅인 [세로]로 두고, [한 페이지에 모든 열 맞추기]를 해보겠습니다.

필요하다면 여백도 조정할 수 있는데, 취향에 따라 조정하기도 하고 안하기도 합니다. 

페이지수가 1/3로 줄어들고 모든 내용이 다 들어왔습니다. 

4) 내가 원하는 부분만 인쇄하고 싶다면 

-> 인쇄영역 설정

이번에는 내가 원하는 부분만 골라서 인쇄하고 싶을 때입니다. 

8월에 있는 행사만 인쇄하고 싶으면, 인쇄할 부분을 마우스 왼쪽을 클릭하고 드래그해서 인쇄 영역을 잡아준 후,

상단 메뉴의 [페이지 레이아웃] > 인쇄영역 > 인쇄영역 설정을 해주고, [파일]>[인쇄]에서 미리보기를 확인해줍니다.

이렇게 내용이 많지 않으면 한 페이지에 시트 맞추기를 할 수 있을 것 같네요. 

한 페이지에 시트 맞추기를 누르면 행(길이 방향), 열(너비 방향) 내용이 모두 한 페이지 안에 들어옵니다.

이렇게 필요한 부분만 깔끔하게 인쇄할 수 있습니다. 

이외에도 방법들도 있는데, 포스팅에서 다루기에는 좀 양이 많을 것 같아서 기본적인 부분만 실었습니다.

2. 만약 표가 여러 장에 걸쳐서 나온다면, 항목행은 페이지마다 반복되도록 설정하기 

이렇게 하면, 2페이지를 보면서 1페이지 상단의 항목열을 확인하기 위해 뒤적거릴 일이 없습니다. 

아까 만들었던 가로 문서 3페이지를 보니, 항목 메뉴가 안나와서 도대체 각 열이 무슨 내용인지 알 수가 없네요. 

다들 앞뒤로 뒤적거리는데, 민망한 마음에 땀샘만 폭발☆

일단 상단 메뉴의 [페이지 레이아웃]으로 갑시다.

아까 인쇄 미리보기에서 했던 작업들의 일부는 여기에서도 할 수 있습니다. 

여기서 오른쪽 아래의 작은 화살표를 클릭해줍니다.

그러면 이런 [페이지 설정]창이 뜨는데, 우리는 항목 메뉴 행(가로 너비 방향)을 반복되게 설정할 거니까, 

[반복할 행]으로 갑니다. 우측 단추를 클릭하면, 

본문에서 반복할 행의 제일 앞의 회색부분을 클릭하면, 실선으로 선택이 되고, 

그 부분의 좌표가 [페이지 설정 - 반복할 행]에 자동으로 입력이 됩니다. 

오른쪽의 단추를 클릭해서 설정페이지로 돌아가서 

[확인]을 눌러주세요. 

다시 인쇄미리보기를 보니, 다른 페이지들에도 상단에 항목줄이 들어가있는 거 보이시죠? 

3. 셀(칸)의 크기보다 입력한 내용이 더 커서 내용이 잘려서 나온다면, 내용이 다 보이도록 맞춰주는 센스! 

18, 19 행을 보시면 내용이 셀 크기보다 커서 잘려서 보입니다. 

이 경우, 잘리는 행 바로 아래의 실선을 행 머리글(회색 부분)에서 더블 클릭해주면 되는데요, 

18행의 셀 크기를 내용에 맞추기 위해서 18-19행 사이의 실선을 더블 클릭해줍니다. 

맞춰졌다면, 19-20행 사이도 더블 클릭해서 19행의 크기도 맞춰줘볼까요. 

이렇게 깔끔하게 내용이 나옵니다. 

은근히 보고하거나 팀원들과 공유할 때는 신경쓰이는 부분인데요, 

마지막에 한 번 확인하는 습관을 들이면 실수를 거의 안할 거예요.

4. 인쇄를 이미 잘못 보낸 후라면 비상 조치하기

1) 인쇄 중지 및 취소 

-> 모니터 오른쪽 아래의 작업표시줄 아이콘 확인 -> 프린터 모양 인쇄 아이콘 더블클릭 -> 취소하고 싶은 인쇄물 제목에 마우스를 두고 오른쪽 클릭 -> 인쇄 중지 혹은 인쇄 취소 시행 

오른쪽 하단의 작업표시줄. 인쇄중이라면 프린터 모양의 아이콘이 떠있을 겁니다. 

2) 1)이 안먹힌다면 얼른 인쇄기로 달려가서 인쇄용지를 빼버리자 

- 종이가 걸릴 수 있으니 종이를 프린터가 빨아들이는 타이밍이 빼지 않도록 주의할 것!

- 그리고 왠만하면 1)의 방법으로 정식 종료할 것! 몇 십장 더 나오는 거 아니고, 한 두장이면 그냥 눈물을 머금고 이면지함으로... 

기본에 충실해야 한다는 말, 많이 들어보셨죠.

한번은  거래처에서 파일을 받아서 인쇄 해봤더니 레이아웃을 하나도 맞추지 않은 파일이라서 인쇄 취소하고, 다시 설정하는 경우가 있었어요. 그러면 그 담당자 참 일 못하더라, 하게 되는 거예요. 별 것도 아닌 일로 그런 오해를 받으면 너무 억울하니까, 한 번씩 확인해주는 센스!

오늘도 우리의 멘탈이 튼튼하기를 바라며, 다음에 또 생각날 때 돌아오겠습니다.