매너있는 비즈니스를 위해 반드시! 5가지 유형의 글로벌 에티켓

사람 때문에 힘이 나고, 사람 때문에 화가나고... 

일에서 가장 어려운 것은 사람, 혹은 인간 관계인 것 같습니다. 매일 보는 동료들과도 그러한데 비즈니스를 하고자 하는 파트너들과의 만남에서는 혹시 결례를 저지르는 부분은 없는지 걱정이 됩니다. 

오늘은 비즈니스 에티켓에 대한 좋은 글을 발견해서 소개해볼까 합니다. hubspot.com에 소개된 [The 5 Types of Business Etiquette] - Written by Aja Frost를 토대로 사족을 붙여보았습니다.

5가지 유형의 글로벌 비즈니스 에티켓 

1. 직장 에티켓

회사마다 기업문화와 기대치가 다르기 때문에 공통적으로 적용할 수 있는 룰을 특정하기는 어렵습니다. 

회사의 사규를 읽으면서 회사에서 추구하는 바를 파악하고, 회사 내의 문화와 분위기를 살펴보는 것이 좋습니다. 임원 및 상사들이 어떻게 행동하는지, 어떻게 일하는지를 보면 대략적인 분위기가 파악이 됩니다. 그리고 상식선에서 기본적인 매너를 지키는 것도 중요합니다.

예를 들어, 냄새가 나는 음식을 탕비실에서 데워 먹지 않는다, 같은 기본적인 매너들을 지키는 것 같은 사소한 일부터 시작합니다.

2. 식사 에티켓

1) 앉을 때는 냅킨을 펴서 허벅지 위에 올려둡니다. 

   - 음식이 떨어져도 냅킨에 떨어져 깔끔하게 처리할 수 있습니다. 

2) 함께 식사하는 사람들과 비슷한 가격대의 식사를 주문합니다. 

   - 손님이 파스타를 시켰는데, 저만 푸아그라를 시켜먹는다면 민망하겠죠. 

3) 모든 사람이 식사를 받기 전에는 식사를 시작하지 않습니다. 

4) 소스나 접시를 전달할 때는 식탁을 가로질러 전달하는 것보다는 왼쪽에서 오른쪽으로 전달하는 것이 낫습니다. 

5) 음식을 씹을 때는 입을 다물어서 쩝쩝거리지 않도록 합니다. 

6) 점원을 부를 때 손가락을 튕겨서 딱딱거리는 등 무례한 행동을 하지 않습니다. 

7) 식사가 끝나면 냅킨을 적당히 접어서 접시의 왼쪽에 둡니다. 

   - 다시 처음의 상태처럼 완벽히 접을 필요는 없습니다.

3. 프로페셔널 에티켓 

1) 약속을 지킵니다 

   - 크던 작던 간에 약속을 했다면 지켜야 합니다. 만약 불가능한 일을 약속했다면, 최대한 그 사람에게 상세히 알려줘야 합니다. 

2) 시간을 지킵니다 

   - 약속한 시간에 맞추거나 혹은 조금 일찍 나타나야 합니다. 

3) 차분한 상태를 유지합니다 

   - 화가나는 상황이 있어도, 최대한 차분하게 있어야 합니다. 화를 내는 순간 불리해진다는 사실을 항상 기억하세요!

4) 유연하게 행동합니다 

   - 늦게까지 있어야 하거나, 일찍 나와야 하거나, 계획이 변경되거나, 회의 일정을 바꿔야 하거나, 다른 많은 일들이 비즈니스 상황에서 있을 수 있습니다. 항상 이런 일이 벌어지지 않는 한은, 불평하지 않고 바꿔주는 것이 좋습니다. 물론 계속 반복된다면 문제를 해결해야 하겠죠.

5) 사교성을 키웁니다 

   - 고객이나 동료, 혹은 모두가 내가 싫어하는 사람이더라도, 친절하고 정감있게 대하려 노력합니다. 굳이 적의를 내보일 필요가 없습니다.

6) 건설적인 비판을 받아들입니다 

   - 커리어를 쌓아가다보면 타인이 의견을 주는 경우가 있습니다. 무턱대고 듣지 않으려고만 한다면, 비즈니스 관계에 불이익이 있을 수도 있고, 더 발전할 수 있는 기회를 잃기도 합니다. 

4. 커뮤니케이션 에티켓

1) 전화 에티켓

- 너무 크거나 작은 소리로 말하지 않습니다. 만약 본인이 적당한 크기로 말하는지 걱정이 된다면, "How am I coming across? Do you need me to talk more or less quietly? 제 말이 어떻게 들리나요? 제가 좀 더 크거나 작게 말하기를 바라시나요?"라고 물어봅니다. 

- 다른 사람과 함께 있을 때 전화에 응답하지 않습니다. 

- 컨퍼런스 콜 중에 당신이 발언하지 않을 때라면, 내 소리를 음소거 하거나 침묵을 지켜서 다른 소음으로 방해를 받지 않도록 합니다. 

2) 이메일 에티켓 

- 내부 이메일에 1일 내로 회신하고, 외부 이메일에는 적어도 3일 내로 회신을 주도록 노력해야 합니다. 

- 느낌표나 웃음표시를 남발해서는 안됩니다. 

- "Reply All 모두에게 회신하기" 보다는 "Reply 회신하기"를 디폴트로 두는 것이 좋습니다. 상대에게만 할 말을 모두에게 회신해서 당혹스러운 일을 방지할 수 있습니다.

- 소개를 하기 전에는 소개 당사자들에게 먼저 확인한 후에 진행해야 합니다. 

3) 대면 에티켓 

- 상대의 외모에 대한 칭찬을 하지 않습니다. 상대를 불편하게 만들 수 있습니다. 

- 눈맞춤은 한 번에 60~70% 정도만 합니다. 

- 상대의 말소리에 내 소리 크기도 맞춥니다. 

- 상대가 말하는 내용에 관심을 가집니다.

5. 미팅시에 

- 참석을 요청할 때 미팅 아젠다를 발송해서 논의를 사전에 준비할 수 있도록 합니다. 

- 상대의 시간대와 일정을 고려해서 미팅 시간을 정해서, 모두가 제시간에 참석할 수 있도록 배려합니다. 

- 전통적인 점심시간에 미팅이 있다면, 점심식사를 준비하거나 참석자들에게 점심을 가지고 오라고 사전 요청해야 합니다. 

- 미팅에 처음 참석하는 참가자는 모두에게 소개합니다. 

1) 대면 미팅

- 아젠다에 대한 논의를 바로 시작하기 전에 5분 정도 참석자들에게 준비할 시간을 줍니다. 

- 명확한 미팅 아젠다를 준비해서 참석자들이 발표 전에 기여 방법과 아이디어를 생각할 시간을 줍니다.

- 논의에 참석하고자 하는 모든 사람에게 기회를 주고, 혹은 순서대로 돌아가면서 발언권을 줍니다. 

- 근처에서 일하는 사람들을 방해하지 않기 위해서 너무 큰 소리로 말하지 않습니다. 

2) 화상 미팅

- 마치 눈맞춤을 하듯이 카메라를 바라보세요. 본인의 얼굴이 아니라 상대방의 얼굴을 봐야 한다는 점! 기억해주세요.

- 문을 닫고 애완동물, 아이들, 룸메이트 혹은 다른 사람들의 방해를 받지 않도록 해야 합니다.

- 미팅 전, 카메라에 잡히는 부분에 부적절하거나 개인적인 물건이 없는지 확인해야 합니다. 

- 만약 당신이 퍼실리테이터(facilitator; 촉진자, 집단에서 의사소통 돕기/기존 체계 연결 혹은 강화/자원을 전달 혹은 개발 등으로 집단의 변화를 이끄는 사람)라면, 비록 원격으로 미팅을 하더라도 모든 참가자가 발언하거나 아이디어를 발표할 기회를 반드시 주어야 합니다. 

보시면서 어떤 생각이 드셨나요? 생각보다 생소한 내용은 별로 없고, 다 아는 내용이라고 생각하지 않으셨나요?

이렇듯 기본에 충실하고 당연한 일을 잘 챙기는 것이 비즈니스에서 좋은 매너를 가지는 것의 시작이라고 할 수 있겠습니다.

우리 모두 좋은 비즈니스 파트너로 떠올릴 수 있도록 기본을 다시금 돌아보는 시간을 가지면 좋겠습니다. 

오늘도 읽어주셔서 감사합니다.